Libeller une facture en Belgique, c’est l’établir au nom exact du client (dénomination, adresse, numéro de TVA s’il est assujetti) et y reprendre toutes les mentions que fixe l’arrêté royal n° 1 relatif à la TVA. Une facture mal libellée expose son émetteur à une amende et peut priver le client de son droit à déduction.
À quel nom et à quelle adresse libeller la facture
Pour une société, la facture porte la dénomination complète, la forme juridique, l’adresse du siège et le numéro d’entreprise, qui sert aussi de numéro de TVA. Un indépendant en personne physique indique son nom et son adresse professionnelle. Pour un particulier, le nom et l’adresse suffisent.
Ces informations valent pour le fournisseur comme pour le client. Pour l’adresse, mieux vaut suivre les règles d’écriture d’une adresse postale : numéro, voie, code postal et localité, sans abréviation douteuse.
Les mentions obligatoires sur une facture belge
L’article 5 de l’arrêté royal n° 1 et l’article 53, § 2 du Code TVA dressent la liste de ce que la facture doit contenir. Elle se contrôle point par point :
- la date d’émission et un numéro unique, qui s’inscrit dans une séquence continue ;
- l’identité du fournisseur et du client : nom ou dénomination, adresse, forme juridique, numéro d’entreprise et de TVA, avec le numéro du client lorsqu’il est redevable de la taxe sur l’opération ;
- la nature, la quantité et la portée des biens ou des services, avec les conditions particulières et la référence au devis ou à la commande ;
- le prix unitaire hors TVA, les remises, puis le taux de TVA et le montant calculé séparément pour chaque taux ;
- le total à payer.
Le taux dépend de l’activité : pour un exemple concret, voir les taux de TVA applicables à un photographe. En cas d’exonération, la facture cite l’article légal qui la justifie.
Rédiger la désignation de chaque ligne
Une ligne « prestations diverses » ne dit ni la nature ni la portée du travail, alors que la loi demande les deux. Mieux vaut écrire la nature, la quantité et la période de chaque prestation, par exemple « 12 heures de maintenance du site, mars ».
Le prix unitaire s’exprime hors TVA, et la remise apparaît sur la ligne concernée ou en remise globale, mais jamais noyée dans le total. Un modèle de facture à champs à remplir dans Word ou Excel évite d’oublier une rubrique d’une facture à l’autre.
Numérotation, date et délai d’émission de la facture
Le numéro est unique et continu : aucun trou dans la séquence. Plusieurs séries sont admises si elles se distinguent clairement, par exemple une par année.
Côté délai, la facture s’émet au plus tard le 15 du mois qui suit celui de l’opération. Une livraison du 10 février appelle donc une facture avant le 15 mars.
Les mentions spéciales selon la situation
Certaines situations demandent une phrase précise sur la facture :
- pour un indépendant en franchise (chiffre d’affaires annuel sous 25 000 € hors TVA), la mention « Petite entreprise soumise au régime de la franchise de la taxe – TVA non applicable » ;
- pour l’autoliquidation, la mention « Autoliquidation », complétée par « Article 196 de la Directive 2006/112/CE » quand le client est assujetti dans un autre État membre, la facture partant alors sans TVA ;
- pour une exonération, l’article du Code TVA qui la fonde.
Si le fournisseur ou le client est établi à l’étranger, la facture mentionne aussi les coordonnées du représentant fiscal ou de l’intermédiaire agréé.
Facture électronique et conservation
Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises belges assujetties à la TVA émettent leurs factures entre entreprises sous forme structurée, par le réseau Peppol. Un PDF non structuré envoyé par e-mail n’est plus valable pour ces factures. Une entreprise qui ne vend qu’à des particuliers n’a pas cette obligation d’émission, mais doit pouvoir recevoir des factures structurées de ses fournisseurs.
La conservation dure dix ans, à compter du 1er janvier de l’année qui suit l’émission. Un bon archivage des e-mails professionnels retrouve vite une facture reçue, et le classement des fichiers numériques par année garde les justificatifs accessibles pendant toute cette période.
Les erreurs de facturation qui coûtent cher
Une mention manquante ou un numéro de TVA erroné expose à une amende calculée sur la taxe éludée, et le client risque de se voir refuser la déduction. La Cour de justice de l’Union européenne (arrêt Senatex) a toutefois jugé que des erreurs purement formelles ne remettent pas en cause ce droit quand les conditions de fond sont remplies.
Relire chaque facture avec la liste ci-dessus avant l’envoi reste le moyen le plus simple d’éviter ce débat avec l’administration.
